L'agenda delle prenotazioni che si riempie da sola
Ogni ristorante ha un'agenda prenotazioni: un quaderno accanto alla cassa, un'app, un foglio appeso in cucina. Il punto debole non è dove scrivi il tavolo, è chi risponde quando il telefono squilla. Con Gloria le prenotazioni telefoniche entrano da sole, anche a sala piena e a locale chiuso.
Agenda di carta, app o agente vocale
Quando si parla di agenda prenotazioni ristorante si pensa subito allo strumento in cui scrivere i tavoli. Ma per molti locali la prenotazione nasce ancora da una telefonata, e lo strumento conta solo se qualcuno risponde.
L'agenda di carta non costa niente, la sanno usare tutti e non si spegne mai. I limiti si vedono nelle serate piene: la prenotazione si scrive di corsa, con il telefono sulla spalla, e la grafia frettolosa rende dubbio l'orario o il numero di coperti. La stessa fascia oraria può finire assegnata due volte. E il quaderno sta in un posto solo, accanto al telefono.
Un'app o un software prenotazioni ristorante mette ordine: la sala si vede da più dispositivi e le prenotazioni online entrano senza telefonate. Ma il telefono continua a squillare, e se nessuno risponde la prenotazione nell'app non entra. Chi risponde, poi, deve comunque trascrivere a mano quello che ha sentito.
Un agente vocale lavora proprio sul canale che le altre due soluzioni lasciano scoperto. Risponde alla chiamata, raccoglie i dati e registra la prenotazione senza che nessuno debba staccarsi dalla sala. Va detto subito cosa non è: Voicierge non è un gestionale completo del ristorante. È il pezzo che risponde al telefono e mette in agenda quello che arriva da lì.
| Agenda di carta | App di prenotazione | Gloria | |
|---|---|---|---|
| Chi risponde al telefono | Il personale, quando ha le mani libere | Il personale, quando ha le mani libere | Gloria, 24 ore su 24, anche a sala piena |
| Dove finisce la prenotazione | Sul quaderno accanto al telefono | Nell'app, se qualcuno la trascrive | Nella tua area riservata Voicierge |
| Cosa riceve il cliente | Una conferma a voce | Dipende dall'app | Un messaggio di conferma con il link per modificare o cancellare |
| Fuori orario | Il telefono squilla a vuoto | Il telefono squilla a vuoto | Gloria risponde e prende la prenotazione |
Come entra una prenotazione nell'agenda
La gestione prenotazioni ristorante con Gloria segue sempre lo stesso percorso, che sia un martedì pomeriggio o il sabato alle 20:30.
- Il cliente chiama il numero del ristorante. Risponde Gloria, anche nel pieno del servizio o a locale chiuso. Se le chiamate arrivano insieme, ne gestisce più d'una contemporaneamente: quante dipende dal piano, con il Pro sono tre.
- Gloria raccoglie i dati. Coperti, giorno, orario, sala o veranda, esigenze particolari come il seggiolone o un'allergia. Parla nella lingua di chi chiama, quindi anche il turista che telefona in inglese o in tedesco prenota senza fatica.
- La prenotazione finisce sulla piattaforma Voicierge. La vedi nella tua area riservata, insieme alla trascrizione e al riassunto della chiamata. Niente grafie da decifrare il giorno dopo.
- Il cliente riceve un messaggio. Se c'è posto, un messaggio di conferma con il link per modificare o cancellare; se non c'è posto, un messaggio di rifiuto.
Quando la richiesta esce dai binari, come una cena di gruppo da organizzare, un evento o un reclamo, Gloria non improvvisa: passa la chiamata a una persona dello staff. L'agenda si riempie da sola con le prenotazioni normali, e tu intervieni solo dove serve una decisione.
Tavoli e turni: cosa sa Gloria del tuo locale
Gloria lavora con le informazioni che le dai: orari di apertura, giorni di chiusura, sale, menu e le regole del tuo locale. Per questo va impostata bene e provata prima di affidarle il telefono del sabato sera.
Quando un cliente chiede un tavolo, Gloria verifica se c'è posto nella fascia richiesta e propone gli orari liberi, come farebbe chi è al banco: "sabato ho posto alle 20:00 o alle 21:30, quale preferisce?". Poi chiede se il cliente preferisce la sala o la veranda, se il locale ne ha più d'una. Se quella sera non c'è posto, al cliente arriva un messaggio di rifiuto invece di una conferma.
Un'avvertenza pratica, se usi anche altri canali. La piattaforma Voicierge non è collegata al gestionale del ristorante né ai portali di prenotazione: le prenotazioni di Gloria le trovi nella tua area riservata, e quelle arrivate da altre parti restano dove sono. Conviene tenerle d'occhio insieme, soprattutto nelle serate in cui la sala è quasi piena.
Conferme e cancellazioni
Un gestionale prenotazioni ristorante vale qualcosa solo se il cliente sa di avere il tavolo. Con Gloria, subito dopo la telefonata a chi ha prenotato arriva un messaggio di conferma con i dati della prenotazione e un link per modificarla o cancellarla.
Il link è la parte più utile per la sala. Se il cliente cambia programma, sposta o cancella da solo, senza richiamare nel pieno del servizio e senza che qualcuno debba cercare il suo nome sul quaderno. Se invece la sera richiesta non c'è posto, il cliente riceve un messaggio di rifiuto e sa subito che deve organizzarsi diversamente.
Ci sono anche due cose che Gloria non fa, ed è meglio saperlo prima. Non ricontatta i clienti per confermare la prenotazione, e non manda messaggi di avviso prima della data. Se per i tavoli più grandi vuoi un promemoria il giorno stesso, quello resta un gesto tuo. Nell'articolo su come ridurre i no-show al ristorante trovi qualche idea per farlo senza perdere tempo.
Se vuoi approfondire come organizzare le telefonate prima ancora di scegliere uno strumento, c'è la guida sulle prenotazioni telefoniche al ristorante.
Quanto costa un'agenda che risponde al telefono
Voicierge si paga con un canone che include un pacchetto di minuti di conversazione ogni mese. Si contano solo i minuti di conversazione effettiva. Con l'annuale, pagato in anticipo per l'anno, il canone costa meno; col mensile non c'è vincolo annuale. Prezzi IVA esclusa.
Base
€109 al mese con l'annuale
€129 al mese col mensile
- 1.000 minuti inclusi al mese
- Pacchetto extra da 100 minuti: €15
Pro
€249 al mese con l'annuale
€299 al mese col mensile
- 2.500 minuti inclusi al mese
- Pacchetto extra da 100 minuti: €13
Business
€549 al mese con l'annuale
€649 al mese col mensile
- 6.000 minuti inclusi al mese
- Pacchetto extra da 100 minuti: €11
Il Pro aggiunge 3 numeri di telefono e 3 chiamate simultanee. I minuti inclusi si azzerano ogni mese; se finiscono, si aggiunge un pacchetto da 100 minuti. Tutti i dettagli nella pagina prezzi.
Domande frequenti
- Voicierge è un software di prenotazione per ristoranti?
- Lo è per le prenotazioni che arrivano al telefono: Gloria risponde, raccoglie i dati e la prenotazione finisce nella tua area riservata Voicierge. Non è un gestionale completo e non è collegato al gestionale del ristorante, alla cassa né ai portali di prenotazione.
- Posso tenere la mia agenda attuale?
- Sì. Se usi anche un quaderno, un'app o i portali, le prenotazioni prese da Gloria le trovi nell'area Voicierge, da tenere d'occhio insieme alle altre. Non c'è una sincronizzazione automatica fra i due sistemi.
- Il cliente può spostare o cancellare la prenotazione da solo?
- Sì. Il messaggio di conferma che riceve dopo la telefonata contiene un link per modificare o cancellare la prenotazione, senza dover richiamare il ristorante.
- Gloria manda un promemoria prima della prenotazione?
- No. Gloria non invia messaggi di avviso prima della prenotazione e non ricontatta i clienti per confermare. Il cliente riceve un solo messaggio, la conferma subito dopo la chiamata, oppure un messaggio di rifiuto se non c'è posto.
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