Scegliere un gestionale per pizzeria sembra una decisione tecnica, ma è soprattutto una decisione su come lavori il venerdì sera. Un buon gestionale ti fa trovare la comanda giusta al forno, il conto giusto al banco e la chiusura di cassa giusta a fine serata. Uno sbagliato ti costa ogni mese funzioni che non usi e, nel momento peggiore, si blocca.
In questa guida non trovi una classifica di prodotti. Trovi le funzioni da pretendere, quelle che puoi lasciar perdere, i modi in cui di solito si paga e un punto che molti scoprono tardi: il gestionale organizza gli ordini, ma non risponde al telefono. Lo diciamo subito anche di noi: Voicierge non è un gestionale e non si collega a nessun gestionale. Ci occupiamo solo del telefono, e più avanti spieghiamo come.
Gestionale, cassa, ordini online: di cosa parliamo
Quando un pizzaiolo dice "gestionale" può intendere cose diverse. Conviene separarle, perché spesso si comprano da fornitori diversi e non sempre parlano tra loro.
- Cassa: il sistema che emette lo scontrino e chiude la giornata. È la parte legata agli obblighi fiscali, e il gestionale deve dialogare con lei.
- Gestionale di sala e banco: menu, comande, tavoli, conti, ordini da asporto. È il cuore del lavoro quotidiano.
- Ordini online: il modulo con cui i clienti ordinano dal sito o da un'app. A volte è dentro il gestionale, a volte è un servizio a parte.
- Magazzino e acquisti: scorte, fornitori, costo delle materie prime. Utile, ma non sempre necessario fin dall'inizio.
Le funzioni base che un gestionale per pizzeria deve avere
Una pizzeria ha esigenze precise, diverse da quelle di un ristorante con menu degustazione. Queste sono le funzioni da verificare prima di firmare qualsiasi cosa.
- Menu con varianti veloci: aggiunte, "senza", impasti diversi, mezze porzioni, pizze divise a metà. Se ogni variante richiede tre tocchi, all'ora di punta diventa un problema.
- Comande al forno e alla cucina: la comanda deve arrivare chiara a chi la prepara, separando pizze, fritti e piatti di cucina se lavorano postazioni diverse.
- Ordini da asporto con orario di ritiro: ogni ordine con nome, recapito e ora in cui il cliente passa, e una vista che mostri quanti ordini ci sono per ogni fascia.
- Piatti esauriti: un modo rapido per segnare una pizza o un ingrediente come finito, così nessuno lo vende per sbaglio.
- Tavoli e conti: aprire un tavolo, aggiungere, dividere il conto, spostare un tavolo senza perdere quello che era già stato ordinato.
- Dialogo con la cassa: lo scontrino deve partire dal gestionale senza riscrivere l'ordine a mano.
- Report semplici: incasso per giorno e per fascia oraria, pizze più vendute, scontrino medio. Bastano pochi numeri, letti ogni settimana.
Il test vero di un gestionale per pizzeria non è la demo del martedì mattina: è il sabato alle 20:00, con il forno pieno e il banco in fila.
Il nodo degli ordini al telefono
Qui c'è il punto che molti scoprono dopo l'acquisto. Il gestionale organizza gli ordini, ma non li raccoglie quando arrivano al telefono. Qualcuno deve comunque rispondere, ascoltare, scrivere e poi inserire l'ordine nel sistema.
Anche con un modulo di ordini online, in molte pizzerie una parte degli ordini continua ad arrivare al telefono: clienti abituali, persone meno pratiche con le app, chi vuole chiedere una variante o sapere quanto c'è da aspettare. E quelle chiamate arrivano quasi tutte nelle stesse ore, quando chi è al forno non può rispondere e chi è al banco sta già servendo qualcuno.
Quindi, quando scegli il gestionale, chiediti anche: chi risponde al telefono alle 20:00? Se la risposta è "chi capita", il problema non lo risolve nessun gestionale. Abbiamo scritto una guida a parte su come prendere gli ordini telefonici in pizzeria senza errori.
Cosa non serve (almeno all'inizio)
I gestionali crescono per moduli, e ogni modulo ha un costo. Molte pizzerie pagano funzioni pensate per catene o grandi ristoranti. Prima di dire sì, chiediti se le userai davvero nei prossimi sei mesi.
- Gestione di più locali se ne hai uno solo.
- Programmi fedeltà complicati, con punti e livelli, se i tuoi clienti abituali li conosci per nome.
- Analisi avanzate con decine di grafici che nessuno apre.
- Hardware sovradimensionato: più schermi e stampanti di quante postazioni hai davvero.
- Integrazioni con servizi che non usi, attivate "perché poi magari servono".
Un gestionale semplice che tutto lo staff usa bene vale più di uno completo che usa solo il titolare.
Quanto costa un gestionale per pizzeria
Non diamo cifre, perché cambiano molto da fornitore a fornitore e nel tempo. Possiamo però dirti come si paga di solito, così confronti offerte diverse sulla stessa base.
Le voci più comuni sono un canone mensile o annuale per il software, a volte diviso per moduli; l'hardware, cioè tablet, stampanti di comanda e schermi, comprato o a noleggio; un costo di installazione e formazione; l'assistenza, a volte inclusa e a volte a parte; e, per gli ordini online, eventuali commissioni sugli ordini.
Due domande da fare sempre: l'assistenza risponde anche la sera e nel fine settimana, cioè quando lavori? E se un giorno cambi fornitore, puoi portarti via menu, clienti e storico in un formato leggibile? Chiedi anche cosa succede se la connessione cade a metà servizio: un gestionale che si ferma senza internet è un rischio da conoscere prima.
Dove entra Gloria, e dove no
Ripetiamolo, perché è giusto saperlo prima: Voicierge non è un gestionale e non si collega a un gestionale, né alla cassa. Se ti serve un gestionale, va scelto a parte, con i criteri che hai letto sopra.
Quello che fa Gloria, l'agente vocale di Voicierge, è coprire il pezzo che il gestionale lascia scoperto: il telefono. Risponde 24 ore su 24, anche con più chiamate insieme (quante dipende dal piano), prende gli ordini d'asporto al telefono con nome e orario di ritiro, rifiuta i piatti segnati come esauriti, prende le prenotazioni dei tavoli e risponde alle domande su orari, menu e allergeni, nella lingua di chi chiama.
Gli ordini e le prenotazioni li trovi nella tua area riservata Voicierge, con trascrizione e riassunto di ogni chiamata. Non arrivano da soli nel gestionale né sulla stampante della cucina: chi è al banco li legge lì e, se usi un gestionale, li inserisce come farebbe con un ordine preso a voce. Quando una richiesta esce dai binari, Gloria passa la chiamata allo staff.
Se vuoi vedere come lavora in una pizzeria vera, c'è la pagina sul software per pizzeria che risponde al telefono. I piani partono da 109 euro al mese con l'annuale (129 col mensile), IVA esclusa; tutti i dettagli nella pagina prezzi.
Domande frequenti
- Quali funzioni deve avere un gestionale per pizzeria?
- Menu con varianti veloci, comande chiare al forno e alla cucina, ordini da asporto con orario di ritiro, un modo rapido per segnare i piatti esauriti, gestione di tavoli e conti, dialogo con la cassa e pochi report semplici su incassi e prodotti più venduti.
- Il gestionale risponde anche al telefono?
- No. Il gestionale organizza gli ordini, ma qualcuno deve comunque rispondere alla chiamata, ascoltare l'ordine e inserirlo. È il motivo per cui all'ora di punta tante chiamate restano senza risposta anche nelle pizzerie con un buon gestionale.
- Voicierge è un gestionale per pizzeria?
- No, e non si collega a un gestionale né alla cassa. Voicierge si occupa solo del telefono: Gloria risponde, prende ordini da asporto e prenotazioni e li registra nella tua area riservata Voicierge, da dove li legge chi è al banco.
- Come confronto i costi di gestionali diversi?
- Mettendo in fila le stesse voci per ogni offerta: canone del software, moduli aggiuntivi, hardware, installazione e formazione, assistenza ed eventuali commissioni sugli ordini online. Chiedi anche orari dell'assistenza, possibilità di esportare i dati e funzionamento senza connessione.